La organización administrativa pública presenta como principal característica las normas del régimen jurídico público que obvian con frecuencia competencias de instrumentos de gestión que se han ido incorporando en el proceso de modernización: descripción de funciones operativas, gestión de recursos técnicos y materiales, gestión de recursos humanos, gestión por objetivos, métodos de evaluación, previsiones presupuestarias, planificación y programas, entre otros. Casi todos ellos forman atributos cuya ausencia en la norma, al margen de lo que se considere jurídicamente pertinente, representa una minoración de la reglamentación organizativa. Como consecuencia es factible apreciar que en la norma jurídica se limitan ciertos ámbitos de regulación procedimental ante la orientación práctica de las actividades de la gestión pública.
Sensu contrario, dicha orientación puede abocar, ante su alta tecnificación, a un exceso de normas o, en el caso opuesto, al mantenimiento de disposiciones carentes de contenido relacionado con las prácticas de organización y gestión. Desde esta perspectiva es posible considerar que la adopción o elevación a nivel jurídico de documentos y especificaciones funcionales de carácter técnico, en forma de manuales o guías de usuario, con la promulgación de determinadas normas habilitadoras, pueden no promover principios de seguridad jurídica, transparencia y control de la eficacia dada su deficiencia de medidas de aplicación y obligado cumplimiento, como la responsabilidad que corresponde al ejercicio de las potestades públicas. En definitiva, en numerosos casos, cuando se trata de gestionar bienes y servicios de interés público, se puede presentar una inconsistencia en la debida conexión de los procedimientos técnicos con los instrumentos jurídicos.
La dimensión organizativa, como ámbito que trasciende a la gestión de las responsabilidades del sujeto público, obliga a crear estructuras eficientes que acojan los servicios dirigidos a los ciudadanos y demás personificaciones del ámbito privado, tales como empresas, asociaciones y entidades privadas en general. Es justamente en la adaptación de estos servicios a nuevas prácticas de gestión donde las estructuras sufren los principales cambios. Anteriormente, cuando la especialización daba lugar a los entes de provisión de bienes y servicios, la Administración instrumental creaba un marco autónomo e independiente en el cual se daba cabida a estructuras prestacionales y productoras de bienes asimilables a la flexibilidad requerida del sector privado, a cuyo Derecho se acogían total o parcialmente. Posteriormente, la nueva gestión pública introduce otros criterios en los que se incluyen servicios administrativos sujetos a técnicas y medidas de evaluación y eficiencia que comienzan a penetrar en aquellos generalmente reservados al ejercicio directo de las potestades administrativas o contenidos típicos de la Administración del Estado liberal.
Estos procedimientos técnicos no sólo tienen su procedencia en la gestión privada, sino en el conjunto de medios que introducen las tecnologías de la información y la comunicación, que a través de las posibilidades de procesar grandes volúmenes de información y establecer múltiples vías de integración permiten establecer métodos de medición, sistemas de evaluación y formas de transacción y compartición de la información [GALINDO, Fernando (Coord.). Gobierno, Derecho y Tecnología: Las actividades de los Poderes Públicos. I. Introducción. Cizur Menor, Thomson Civitas, 2006. p. 17]. En definitiva, la estructura burocrática se transforma, y aunque aquellos principios de la organización consagrados jurídicamente mantienen su vigor, aparecen en la gestión pública otras opciones para obtener esos resultados que demanda la nueva realidad política y social.
La organización administrativa, por consiguiente, no se encuentra constreñida para cumplir sus fines a mantener unidades administrativas con responsabilidad separada en los actos del mismo trámite, estableciendo compartimentos cerrados y especializados en la materia de esos actos, sino que pueden adquirir líneas de gestión según la clase de operación administrativa que se trate, por la que discurren diferentes servicios administrativos. A esas líneas se acoplan los procedimientos de gestión pública que evalúan los actos administrativos como servicios públicos: sus costes internos y su impacto social, entre otros. Las materias técnicas pueden intervenir así en el proceso de diseño, decisión y ejecución del servicio gestionando la especialidad necesaria, bien sea con recursos propios o ajenos a la Administración.
Se considera también el ámbito subjetivo de la organización, que consta de elementos “tendentes a superar las rigideces que plantean algunas barreras que actualmente caracterizan nuestro modelo de función pública”: en primer lugar la corrección de los excesos de delimitación de la estructuración profesional, que dificultan la necesaria adaptación de los empleados a las funciones cambiantes y la versatilidad necesaria; segundo, favorecer la polivalencia y limitar la excesiva especialización en la definición de los puestos de trabajo; tercero, disminuir los niveles jerárquicos favoreciendo la coordinación entre las unidades orgánicas y las administrativas, sin extender la organización burocrática a servicios sectoriales que no se muestren idóneos, para fomentar en su lugar estructuras no permanentes que cubran los objetivos variables; cuarto, la conjugación de las acciones normativas con la gestión de modo que sea posible la compartición de empleados públicos como recursos comunes a distintas unidades o la asignación de tareas estables y temporales en el mismo puesto de trabajo; en quinto lugar, fomentar la movilidad de los recursos entre las Administraciones Públicas favoreciendo las carreras profesionales; sexto, adoptar medidas rotatorias y de flexibilidad en los puestos de coordinación de las unidades orgánicas que eviten el sobredimensionamiento jerárquico y permitan el acercamiento de los servicios públicos a los ciudadanos; séptimo, y en último lugar, conectar las medidas de promoción interna con las necesidades de gestión y planificación mediante la evaluación del rendimiento y las competencias apoyadas en procesos de formación [CASTILLO BLANCO, Miguel. «Los sistemas de selección en el empleo público español: reflexiones y propuestas» en VV.AA. El Estatuto de la Función Pública a debate. Madrid, Cólex, 2003. p, 176-178].
